Dica do dia

Administrar o tempo é planejar a vida

O DIA SÓ TEM 24 HORAS, POR ISSO, ORGANIZE-SE SEM FICAR CONTANDO OS MINUTOS DEDICADOS A CADA ATIVIDADE. DEFINA AS PRIORIDADES E LEMBRESE: ADMINISTRAR A ROTINA SEM FOCO SÓ O LEVARÁ MAIS RÁPIDO AO LUGAR ERRADO. SABER PLANEJAR É O PRIMEIRO E FUNDAMENTAL PASSO PARA O SUCESSO PROFISSIONAL

"A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO É, ANTES DE TUDO, UMA FERRAMENTA PARA DINAMIZAR A CONCRETIZAÇÃO DOS NOSSOS OBJETIVOS DE VIDA", faz questão de frisar a secretária executiva Vilma Rocha. Ela sabe o que diz: o tempo é o único recurso não renovável à disposição de todas as pessoas. Quem não consegue utilizá-lo adequadamente perde oportunidades tanto na vida pessoal como na profissional e pode, neste caso, tornar o trabalho pouco produtivo.

No mundo competitivo, não basta competência na função para ter sucesso no trabalho. É necessário, entre suas habilidades, ser capaz de administrar cada segundo e fazer as coisas acontecerem. E a palavra-chave neste contexto é planejamento.

"As pessoas que usam bem seu tempo acreditam que o planejamento é possível. Elas não se vêem como pacientes de um processo compulsivo e inevitável de fazer coisas. Acreditam que, se quiserem, podem ser senhoras de seu tempo", afirma o consultor da Manager, José Antônio Rosa. Para ele, as pessoas que lidam bem com o tempo têm disciplina; uma vez ao dia, pelo menos, param para refletir e decidir o que fazer. Elas também adquirem a capacidade de dizer "não" e de priorizar.

Para alguns, administrar bem o tempo é ganhar dinheiro, para outros, o reflexo da boa administração pode vir na qualidade de vida. "O tempo é um dos poucos recursos não recicláveis que temos. Ele não volta, portanto, é importantíssimo que você saiba administrálo e usá-lo como um aliado, não como um inimigo", ensina a publicitária Fernanda Frota. O professor Marcelo Treff, mestre em Administração de Empresas e especialista em Recursos Humanos pela Universidade Mackenzie concorda: "A melhor maneira de administrar o tempo é com disciplina".

A psicóloga Janete Dias tenta ir mais longe: "A pessoa que sabe o que quer da vida tem alvos definidos, e mais facilidade de tomar as decisões certas e gerenciar seu tempo de forma mais eficaz". Ela também ensina que a primeira coisa a se fazer é ter claro seus objetivos: "No campo profissional, hoje em dia, é fundamental que se reflita sobre a carreira, sobre a trajetória percorrida e aquela que ainda está por percorrer. A confluência das decisões, a análise de cenários, a habilidade e o conhecimento na utilização da tecnologia disponível são aspectos da vida moderna que podem gerar bastante melhoria na qualidade de vida conquistada".

Não esqueça que vida não se resume a uma agenda de compromissos diários. Isso ajuda e muito, mas não é o ponto fundamental. Alguns questionamentos podem ser úteis na busca do melhor caminho a seguir. Confira:
- Como tenho utilizado meu tempo?
- O que realizei até o momento?
- Quais são as realizações que se destacam na minha vida nos últimos dez anos?

Para a psicóloga Sandra Benevento Bertelli, a meditação é fundamental para saber o caminho a seguir: "A conexão com o tempo real não se dá com uma mente perturbada e sim com a tranqüilidade mental."

20 dicas para aproveitar melhor o tempo

1. Para evitar esquecimentos, planeje suas ações do dia, da semana e do mês, identificando as prioridades.
2. Considere que a motivação para o trabalho é um dos melhores caminhos para se aproveitar bem o tempo disponível.
3. Procure reunir as informações necessárias o mais rápido possível.
4. Mantenha, sempre que possível, os horários preestabelecidos para fazer o que deve ser feito.
5. Saiba que energia, concentração e atenção são fatores determinantes para você garantir resultados excelentes.
6. Aprenda a dizer NÃO e a negociar as demandas que "caem em sua mesa".
7. Acredite em sua capacidade, aproveite seu potencial e trabalhe seus pontos fracos para sua auto-superação.
8. Nunca deixe de considerar a importância do tempo como o principal recurso à sua disposição para ser eficaz.
9. Faça um check list quando tiver algo importante a coordenar.
10. Ao fazer sua agenda, não esqueça de levar em conta o tempo de deslocamento até o local, o tempo de preparo para realizar a reunião e o tempo para término da atividade.
11. Tudo vai funcionar bem se você utilizar muita diplomacia e sua capacidade de lidar bem com as pessoas, principalmente em momentos de crise e pressão.
12. Evite pessoas prolixas. Elas poderão tirar a sua concentração.
13. Coloque toda a sua vida em uma única agenda. Não separe a agenda pessoal da agenda do trabalho pois você não terá a visão do todo.
14. Insira tempos extras entre um compromisso e outro ou ficará sem domínio das ações e não poderá lidar com imprevistos.
15. Não coloque na agenda anotações que você não pretende realizar em uma determinada data.
16. Você precisa priorizar a sua vida profissional e pessoal sem se preocupar com as prioridades dos outros.
17. Diminua a quantidade de reuniões. Procure resolver suas questões por telefone ou via Internet.
18. Faça as coisas do começo ao fim.
19. Reserve momentos para você. Esqueça um pouco do trabalho e divirta-se.
20. Tenha uma lista de uso de tempo e reduza atividades que não lhe interessam.

Dicas de leitura
A administração do tempo é uma das maiores áreas da auto-ajuda. Quem garante é Fran Christy, autor do Manual de Administração do Tempo. Segundo ele, você aprenderá a definir metas e diminuir o estresse através da organização pessoal e da administração do tempo. Confira outras publicações:
- A Tríade do Tempo Autor: Christian Barbosa Editora: Campus 275 páginas Preço médio R$ 44
- Administração do Tempo - Método Prático Autor: Brian Cligg Editora: Qualitymark 216 páginas Preço médio R$ 25
- Administração do Tempo Autor: Renato Bernhoeft Editora: Nobel 88 páginas Preço médio R$ 35
- Administração do Tempo - Todos os Segredos Autor: Marcílio Dias Editora: Juruá 136 páginas Preço médio R$ 20
- Administração do Tempo - Melhoria da Qualidade do Serviço Autor: Paulo Roberto Labegalini Editora: Idéias & Letras 69 páginas Preço médio R$ 15

Fonte: Revista RAÇA BRASIL